So archivieren Sie E-Mails in Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Je häufiger Sie Ihr Microsoft Outlook-Postfach verwenden, desto größer wird Ihr Postfach. Wenn Sie darüber nachdenken, ist es ziemlich ähnlich, wie sich Papiere auf Ihrem Schreibtisch stapeln. Aber was können Sie tun, wenn der Stapel so groß wird, dass er behandelt werden muss? Im wirklichen Leben können Sie sich die Zeit nehmen, jedes Dokument zu sortieren und die wichtigen Papiere zu speichern, während Sie weniger wichtige wegwerfen. Glücklicherweise können Sie denselben Prozess in Outlook neu erstellen.

Jede Version von Outlook unterstützt ausnahmslos die Archivierung. Darüber hinaus haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Elemente in Outlook zu archivieren. Am bequemsten ist es, AutoArchiv zu verwenden, um ältere Nachrichten, Termine und Aufgaben zu bearbeiten. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Nachrichten mithilfe der manuellen Archivierung in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Am schnellsten ist es jedoch, die zu verwenden Archiv Schaltfläche in der Datei Speisekarte.

Beachten Sie, dass Outlook einen Standardordner für Archivierungszwecke verwaltet, der nicht gelöscht werden kann. Durch das Archivieren Ihrer E-Mails können Sie einen sauberen Shop führen und die Suche nach älteren E-Mails vereinfachen, während Ihr Posteingang übersichtlich bleibt.

Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Anleitungen, die Sie auf jede mögliche Weise durch die Archivierung von Elementen in Outlook führen. Lass uns anfangen!

Methode 1: Manuelles Archivieren von Nachrichten mit einer einzigen Aktion

Diese Methode ist der schnellste Weg, um eine oder mehrere Nachrichten in den Archivordner zu verschieben. Auf diese archivierten Dateien kann über das Suchfeld oder durch manuelles Navigieren zu zugegriffen werden Archiv Mappe. Die archivierten Objekte können auch auf Mobilgeräten angezeigt werden, indem Sie die besuchen Archiv Mappe. Hier ist eine Kurzanleitung zum manuellen Archivieren von Elementen in Outlook 2016:

  1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie eine oder mehrere Nachrichten in Ihrem aus Posteingang oder einem anderen Ordner.
  2. Drücke den Archiv Symbol innerhalb der Löschen Gruppe. Das Archivsymbol ist in Outlook 2016 nur in der Multifunktionsleiste sichtbar.
    Hinweis: Sie können auch die drücken Rücktaste um das gleiche Ergebnis zu erzielen.
  3. Sie sollten in der Lage sein, Ihre Nachrichten in der zu finden Archiv Mappe.
    Hinweis: Der Archivordner wird automatisch erstellt, auch wenn Sie ihn noch nie zuvor verwendet haben. Wenn Sie den Archivordner nicht sehen können, gehen Sie zu Datei> Bürokonto> Aktualisierungsoptionen und klicken Sie auf Jetzt aktualisieren.

Methode 2: Verwenden der AutoArchivierungsfunktion

Outlook verfügt über eine automatische Funktion zum Archivieren von Elementen namens AutoArchive. Diese Funktion kann so programmiert werden, dass Elemente in regelmäßigen Abständen archiviert werden. Alle Versionen von Outlook unterstützen die Archivierung. Der Unterschied besteht darin, dass AutoArchiv in Outlook 2010 und höher standardmäßig deaktiviert ist.

Nach AutoArchiv Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer Eigenschaften für jeden Ordner festlegen, den sie archivieren möchten. Beachten Sie, dass beim Archivieren einer E-Mail diese in eine andere PST-Datei verschoben wird und nicht mehr in der Haupt-PST-Datei verfügbar ist. Hier ist eine Kurzanleitung zum Aktivieren und Verwenden von AutoArchiv:

Aktivieren und Konfigurieren von AutoArchive

  1. Drehen AutoArchiv Ein, navigieren Sie zu Datei> Optionen. Sobald Sie in Outlook sind die Einstellungen, drücke den Fortgeschrittene Klicken Sie auf die Registerkarte, um es nach vorne zu bringen, und klicken Sie dann auf AutoArchive-Einstellungen.
    Hinweis: In Outlook 2007 und älter finden Sie die AutoArchiv Einstellungen in Extras> Optionen> Andere.
  2. Wenn alles abgeblendet ist, müssen Sie das Kästchen neben ankreuzen Führen Sie AutoArchivierung aus um zu aktivieren AutoArchiv.
  3. Jetzt ist es Zeit zu konfigurieren, wie sich AutoArchivieren verhält. Wählen Sie zunächst aus, wie oft die automatische Archivierung ausgeführt werden soll. Der Standardwert beträgt 14 Tage. Wenn Sie ihn jedoch sauber halten möchten, stellen Sie ihn zwischen 2 und 6 ein.
  4. Wenn Sie vor dem Start von AutoArchive benachrichtigt werden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Eingabeaufforderung, bevor AutoArchiv ausgeführt wird. Es ist eine gute Idee, diese Option aktiviert zu lassen, da die automatische Archivierung Ihre Arbeit beeinträchtigen kann.
  5. Um zu vermeiden, dass Ihr Archiv mit unnötigen E-Mails gefüllt wird, sollten Sie das Archiv verlassen Abgelaufene E-Mail löschen angekreuzt. Wenn Sie deaktivieren Alte Gegenstände archivieren oder löschen, Nur abgelaufene Nachrichten werden vollständig gelöscht.
  6. Wenn Ihr Archivordner in Outlook angezeigt werden soll, müssen Sie ihn aktivieren Archivordner in Ordnerliste anzeigen.
  7. Legen Sie nun die Standardordnereinstellungen für die Archivierung fest.
  8. Aktivieren Sie als Nächstes den Schalter neben Verschieben Sie alte Gegenstände nach und klicken Sie auf Durchsuche um den Pfad festzulegen, zu dem Ihre Artikel archiviert werden sollen. Schlagen In Ordnung um Ihre Einstellungen zu bestätigen.

Nachdem Sie AutoArchive aktiviert und konfiguriert haben, erledigt es seine Aufgabe automatisch zu gegebener Zeit. Sie können bestätigen, dass es funktioniert, indem Sie überprüfen, ob die Archiv Ordner wird gefüllt.

Konfigurieren der AutoArchive-Eigenschaften für einzelne Ordner

Nachdem Sie die AutoArchivierungsfunktion konfiguriert haben, können Sie eine zusätzliche Steuerungsebene hinzufügen, indem Sie für jeden Ihrer Ordner bestimmte Eigenschaften festlegen. Es ist gängige Praxis für Ordner wie Gelöschte Elemente oder Spam um andere AutoArchive-Eigenschaften als Ihren Haupt-E-Mail-Ordner zu verwenden.
Hinweis: Wenn Sie keine einzelnen AutoArchivierungseinstellungen für einen Ordner festlegen, werden automatisch die oben konfigurierten globalen AutoArchivierungseinstellungen verwendet.

Hier ist eine Kurzanleitung zum Festlegen einzelner AutoArchive-Eigenschaften für einen Ordner:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie bevorzugt behandeln möchten, und klicken Sie auf Eigenschaften.
  2. Drücke den AutoArchiv Tab, um es vorwärts zu bringen. Hier haben Sie eine Auswahl von Einstellungen, die nur für diesen Ordner gelten.
  3. Sie können AutoArchivieren für diesen Ordner deaktivieren, indem Sie auf klicken Archivieren Sie keine Elemente in diesem Ordner.
  4. Klicken Sie auf, um die globalen AutoArchivierungseinstellungen zu überschreiben Archivieren Sie diesen Ordner mit diesen Einstellungen und nehmen Sie Ihre Änderungen unten vor. Klicken Anwenden um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
    Hinweis: Beachten Sie, dass diese Einstellungen für keinen der Unterordner dieses bestimmten Ordners gelten. Sie müssen jeden einzelnen ändern.

Methode 3: Manuelles Archivieren von E-Mails mit den Bereinigungstools

Wenn Sie kein großer Fan von Automatisierung sind, gibt es eine Mittelweglösung, mit der Sie mit noch mehr Kontrolle in großen Mengen archivieren können. Mit dieser Methode können Sie einen gesamten Ordner zusammen mit seinen Unterordnern archivieren. Wenn Sie nicht darauf warten möchten, dass AutoArchiv aktiviert wird, können Sie dies selbst tun und auswählen, wo Sie sie speichern möchten. Folgendes müssen Sie tun:

  1. Drücke den Datei Tab, dann gehe zu Die Info und erweitern Sie das Dropdown-Menü von Bereinigungswerkzeuge. Wählen Archiv aus dem Dropdown-Menü.
  2. Wählen Archivieren Sie diesen Ordner und alle Unterordner und klicken Sie auf den Ordner, den Sie archivieren möchten.
  3. Wenn Sie möchten, dass Ihre gesamten Outlook-Daten archiviert werden, klicken Sie oben in der Liste auf Ihre E-Mail-Adresse.
  4. Verwenden Sie das Dropdown-Menü neben Archivelemente älter als um das späteste Datum für die zu archivierenden Elemente auszuwählen. Alle Elemente, die älter als das in diesem Menü festgelegte Datum sind, werden archiviert.
  5. Sie können Elemente archivieren, die zuvor von der automatischen Archivierung ausgeschlossen wurden, indem Sie das Kontrollkästchen neben aktivieren Fügen Sie Elemente in AutoArchiv ein.
  6. Verwenden Sie die Durchsuche Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Pfad festzulegen, zu dem Ihr PST-Archiv gespeichert werden soll. Klicken In Ordnung um den Prozess zu starten.

Sie werden in Kürze feststellen, dass einige E-Mails aus Ihren Standardordnern in die archivierte PST-Datei verschoben werden.
Hinweis: Auf die archivierte Datei sollte in Outlook als Ordner zugegriffen werden können. Wenn es aus irgendeinem Grund nicht geht Datei und klicken Sie auf Öffnen & Exportieren. Klicken Sie dann auf Öffnen Sie die Outlook-DatendateiNavigieren Sie zum Speicherort Ihres Archivs und klicken Sie auf in Ordnung.

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