So teilen Sie Ihren Outlook-Kalender mit anderen Personen


Abhängig von Ihrem Job kann es vorkommen, dass Sie einer anderen Person Zugriff auf Ihren Terminkalender gewähren müssen. Wenn Sie einen Assistenten der Geschäftsleitung haben, müssen Sie wahrscheinlich dauerhaft Zugriff auf Ihren Kalender gewähren. Das Teilen von Kalendern ist auch hilfreich, wenn Sie eine Reise unternehmen und jemand anderes Ihre Schuhe bei der Arbeit füllen muss, bis Sie zurückkehren.

Unabhängig von Ihren Gründen bietet Outlook uns mehrere Möglichkeiten, unseren Zeitplan zu teilen. Sie können jemandem erlauben, einen Blick auf Ihren Kalender zu werfen, indem Sie einen Schnappschuss in verschiedenen Formen senden, oder noch besser, indem Sie eine Einladung senden.

Aber was die Freigabe von Outlook-Kalendern wirklich großartig macht, ist die Tatsache, dass sie nicht auf den Standardkalenderordner beschränkt ist. Wenn Sie mehrere Kalenderordner haben, können Sie auswählen, welche Sie freigeben möchten. Dies ist ideal für Situationen, in denen Sie einen Kalenderordner für ein bestimmtes Projekt für Ihre Kollegen freigeben müssen. Sie können noch weiter gehen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Termine und Ereignisse in Ihrem Kalender zu ändern. Wenn Sie bereits Office 365 oder ein anderes Exchange-basiertes Konto verwenden, können Sie eine Freigabeeinladung senden, damit der Empfänger Ihren Kalender in seiner eigenen Kalenderliste anzeigen kann.

Wenn Sie einige Dinge haben, die Sie von ihnen fernhalten möchten, können Sie dies leicht tun. Jeder Kontakt, jede Aufgabe oder jede Nachricht in Outlook kann als privat markiert werden, sodass andere Benutzer, die Zugriff auf diesen freigegebenen Ordner haben, ihn nicht sehen können. Die beste Methode zum Teilen von Kalenderinformationen hängt stark davon ab, welchen Servertyp Sie und Ihr Empfänger verwenden.

Im Folgenden finden Sie eine Sammlung von Methoden, mit denen Sie Ihre Outlook-Kalenderinformationen freigeben können. Befolgen Sie eine Methode, die zu Ihrer Outlook-Version passt und Ihren Zweck erfüllt.

Methode 1: Senden Ihres Kalenders per E-Mail (Alle Outlook-Versionen)

Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender per E-Mail senden möchten, wird er als E-Mail-Anhang im Posteingang des Empfängers gespeichert. Der Empfänger findet den Kalender-Snapshot im Nachrichtentext der E-Mail.

Bevor Sie den Kalender-Snapshot senden, können Sie verschiedene visuelle Aspekte bearbeiten, einschließlich der Änderung der Schriftart und der Hervorhebung bestimmter Tage oder Stunden. Hier ist eine Kurzanleitung zum Senden Ihres Outlook-Kalenders:

Hinweis: Das Handbuch wurde mit Outlook 2016 erstellt. Wenn Sie eine ältere Outlook-Version verwenden, überprüfen Sie die genauen Pfade älterer Versionen in den Absätzen zu Hinweis.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf das Kalendersymbol in der unteren linken Ecke des Bildschirms.
    Hinweis: Erweitern Sie für Outlook 2007 den Navigationsbereich und klicken Sie dann auf Meinen Kalender freigeben.
  2. Klicken Sie nun auf die Registerkarte Startseite, um sie zu erweitern, und klicken Sie dann auf E-Mail-Kalender.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Kalender und wählen Sie den Kalender aus, den Sie senden möchten.
  4. Verwenden Sie den Datumsbereich, um den Zeitraum des Kalenders festzulegen, den Sie per E-Mail senden möchten. Wenn die Standardoptionen nicht spezifisch genug sind, können Sie mit der Option Datumsangaben einen bestimmten Datumsbereich auswählen.
  5. Als Nächstes können Sie aus verschiedenen Detailebenen auswählen, die im Kalender-Snapshot enthalten sein werden. Wenn Sie alle Informationen einschließen möchten, klicken Sie auf Vollständige Details.
  6. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf OK.
  7. Kurz nachdem Sie auf OK geklickt haben, sollte eine neue E-Mail geöffnet werden. Verwenden Sie das Feld An, um alle Personen einzuschließen, an die Sie Ihren Kalender senden möchten. Sie können auch eine Nachricht einfügen, dies ist jedoch völlig optional. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um Ihren Kalender per E-Mail zu teilen.
  8. Der Empfänger kann eine Momentaufnahme Ihres Kalenders mit dem Zeitraum anzeigen, den Sie zuvor mithilfe des Datumsbereichs ausgewählt haben. Neben dem Snapshot enthält die E-Mail auch eine iCalendar-Datei (.ics), die in Outlook oder einem ähnlichen Programm geöffnet werden kann, das dieses Format akzeptiert.

Methode 2: Freigeben Ihres Kalenders für Exchange-Benutzer (Outlook 2016, Outlook 2010)

In Outlook können Sie Ihren Kalender auch über eine integrierte Methode für andere Personen freigeben. Beachten Sie jedoch, dass Sie ein Microsoft Exchange-E-Mail-Konto oder Office 365 benötigen, damit diese Funktion funktioniert. Es besteht auch die Möglichkeit, dass Ihr Konto so konfiguriert wurde, dass die Kalenderfreigabe nicht zulässig ist. Wenn Sie über die Mittel verfügen, müssen Sie Folgendes tun:

  1. Klicken Sie auf das Kalendersymbol in der unteren linken Ecke des Bildschirms.
  2. Erweitern Sie die Registerkarte Startseite und klicken Sie auf Kalender freigeben.
  3. Bald darauf öffnet sich ein neues E-Mail-Fenster. Geben Sie die Person, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten, in das Feld An ein.
  4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Details, um die Detailebene anzugeben, die für diese bestimmte Person freigegeben wird.
  5. Klicken Sie auf Senden, um die Einladung an die andere Person zu starten.
  6. Die Person auf der anderen Seite erhält eine E-Mail mit der Einladung. Sie müssen lediglich auf Diesen Kalender öffnen klicken.

Hinweis: Wenn beim Senden Ihrer Freigabeeinladung ein Fehler auftritt, haben Sie möglicherweise versucht, mehr Details freizugeben, als von Ihrer Organisation unterstützt werden. Wenn die folgende Fehlermeldung angezeigt wird, wählen Sie unter Details eine andere Detailebene aus.

Methode 3: Drucken des Outlook-Kalenders (beliebige Outlook-Version)

Eine altmodische Methode zum Freigeben Ihres Outlook-Kalenders besteht darin, ihn physisch zu drucken. Sie können schnell nur den aktuellen Tag, eine Woche oder einen ganzen Monat drucken. Darüber hinaus können Sie mithilfe des Datumsnavigators bestimmte Daten drucken. Hier ist eine Kurzanleitung, wie es geht:

  1. Erweitern Sie die Registerkarte Datei-Multifunktionsleiste und klicken Sie auf Drucken.
  2. Jetzt müssen Sie Ihren aktiven Drucker auswählen. Gehen Sie danach zu Druckoptionen und legen Sie den Datumsbereich und den Stil Ihres Kalenders fest.
  3. Sie haben eine Reihe von Druckstilen zur Auswahl, darunter Wochenstil, Wochenagenda, Tagesstil und Monatsstil.
  4. Stellen Sie nun sicher, dass Sie den richtigen Bereich aus dem Druckbereich auswählen. Wenn Sie Ihre privaten Termine ausschließen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben “Details zu privaten Terminen ausblenden”.
  5. Es wird empfohlen, das Endergebnis vor dem Ausdrucken zu überprüfen. Sie können dies einfach tun, indem Sie auf die Schaltfläche Vorschau klicken. Verwenden Sie das Vorschau-Popup, um potenzielle Probleme zu identifizieren und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, wenn Sie bereit sind, Ihren Outlook-Kalender auszudrucken.

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