So erstellen Sie eine Kopie eines Word-Dokuments: 5 verschiedene Möglichkeiten
- Duplizieren eines Word-Dokuments: Sie können Text in Word kopieren und einfügen, ganze Dateien duplizieren, mit „Speichern unter“ eine neue Kopie erstellen, ein Dokument als neue Kopie öffnen oder ein neues Dokument aus einem vorhandenen Dokument erstellen.
- Gründe für die Duplizierung: Es ist oft notwendig, Dokumente zu duplizieren, um Backups zu erstellen, Vorlagen für konsistente Formate zu verwenden, verschiedene Versionen eines Dokuments zu verwalten oder Kopien unter Beibehaltung des Originals gemeinsam zu nutzen.
- Duplizieren einer Google Docs-Datei: In Google Docs können Sie ganz einfach eine Kopie eines Dokuments erstellen, indem Sie im Menü „Datei“ die Option „Kopie erstellen“ auswählen. So können Sie an dem Dokument arbeiten oder es teilen, ohne das Original zu verändern.
Heutzutage müssen wir häufig Kopien unserer Dokumente erstellen, insbesondere wenn wir mit Microsoft Word arbeiten. Das Erstellen einer Kopie kann nützlich sein, um die Originaldatei sicher aufzubewahren, während wir Änderungen vornehmen, um dasselbe Dokument auf unterschiedliche Weise zu verwenden oder um eine Sicherungskopie aufzubewahren.
In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf verschiedene Methoden, mit denen Sie eine Kopie eines Word-Dokuments erstellen können.
Warum ein Word-Dokument duplizieren?
Es gibt verschiedene Gründe, warum man ein Dokument duplizieren möchte, es kann aber auch ganz einfach sein, ein Backup zu erstellen oder es geräteübergreifend zu teilen. Hier sind einige Gründe, warum Sie das Duplizieren eines Word-Dokuments in Betracht ziehen sollten:
- Backup: Manchmal müssen Sie Änderungen an einem Dokument vornehmen, ohne die Originalversion zu verändern. Durch das Duplizieren können Sie eine Sicherungskopie erstellen und mit Änderungen experimentieren, während das Original erhalten bleibt.
- Vorlagen erstellen: Wenn Sie häufig ein bestimmtes Dokumentlayout oder -format verwenden, beispielsweise einen Briefkopf, spart das Duplizieren einer Vorlage Zeit. Sie können die Struktur wiederverwenden, ohne jedes Mal bei Null anfangen zu müssen.
- Versionskontrolle: Bei Dokumenten, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, wie beispielsweise einer Kopie Ihres Lebenslaufs, ist es hilfreich, verschiedene Versionen eines Dokuments zu haben. Sie können Änderungen nachverfolgen oder bei Bedarf auf frühere Versionen zurückgreifen.
- Teilen: Wenn Sie Dokumente mit anderen teilen, ist es oft sicherer, eine Kopie zu senden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Originaldatei auch dann unverändert bleibt, wenn Mitarbeiter Änderungen vornehmen.
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So erstellen Sie eine Kopie eines Microsoft Word-Dokuments
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine Kopie Ihres Microsoft Word-Dokuments zu erstellen.
1. Text in Word kopieren und einfügen
Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein Word-Dokument zu duplizieren, besteht darin, den Inhalt aus der Originaldatei zu kopieren und in eine neue einzufügen. Befolgen Sie dazu diese einfachen Schritte:
Öffnen Sie zunächst das Word-Dokument, das Sie duplizieren möchten.
Um den gesamten Inhalt auszuwählen, klicken Sie auf den Anfang Ihres Textes und ziehen Sie den Cursor bis zum Ende. Alternativ können Sie Tastaturkürzel verwenden: Drücken Sie gleichzeitig die Umschalt- und Bild-ab-Taste oder auf einigen Laptops Umschalt + Fn + Bild-ab, nachdem Sie den Cursor am Anfang Ihres Dokuments platziert haben.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Text und wählen Sie „Kopieren“ oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + C unter Windows und Befehl + C auf dem Mac.
Gehen Sie zur Registerkarte „Datei“, wählen Sie „Neu“ und dann „Leeres Dokument“, um eine neue Word-Datei zu öffnen.
Klicken Sie im neuen Dokument mit der rechten Maustaste auf die Stelle, an der Sie den Text einfügen möchten, und wählen Sie „Einfügen“ oder verwenden Sie die Tastenkombinationen Strg + V unter Windows und Befehl + V auf dem Mac.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie den Inhalt Ihres Word-Dokuments schnell und genau duplizieren.
2. Duplizieren ganzer Word-Dateien
Das Duplizieren eines Word-Dokuments ist eine weitere einfache Methode, bei der die Datei nicht geöffnet werden muss. Dieser Vorgang ist für Windows- und Mac-Benutzer ähnlich. Folgendes müssen Sie tun:
Öffnen Sie den Datei-Explorer (Windows) oder Finder (Mac) und gehen Sie zu dem Ordner, in dem Ihr ursprüngliches Word-Dokument gespeichert ist.
Klicken Sie auf die Word-Datei, die Sie duplizieren möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei. Wählen Sie unter Windows und Mac „Kopieren“ aus dem Dropdown-Menü oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg/Befehl + C.
Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Kopie ablegen möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich des Ordners. Wählen Sie abschließend „Einfügen“ oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg/Befehl + V.
Das Betriebssystem erstellt dann eine Kopie Ihres Dokuments am ausgewählten Speicherort. Diese Kopie ist ein exaktes Duplikat Ihrer Originaldatei, sodass Sie das Originaldokument unverändert behalten können.
3. Verwenden Sie „Speichern unter“, um eine Kopie zu erstellen
Das Erstellen einer Kopie Ihres Word-Dokuments kann auch effizient mit der Funktion „Speichern unter“ erfolgen. Diese Methode ist ideal, wenn Sie ein Duplikat Ihrer Datei erstellen und diese dabei geöffnet lassen müssen. So geht’s:
Öffnen Sie zunächst das Word-Dokument, das Sie kopieren möchten.
Klicken Sie oben links in Ihrem Word-Fenster auf die Registerkarte „Datei“. Wählen Sie im Menü die Option Speichern unter.
In älteren Word-Versionen wird Ihnen direkt ein Dialogfeld „Speichern unter“ angezeigt, in dem Sie nach der Kopie suchen und einen neuen Speicherort auswählen oder der Datei einfach einen neuen Namen geben können.
Bei neueren Versionen müssen Sie möglicherweise noch einmal auf „Datei“ > „Speichern unter“ klicken und dann auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ klicken, um einen Pfad auszuwählen.
Nachdem Sie den Speicherort ausgewählt und Ihre Datei benannt haben, klicken Sie auf Speichern. Durch diese Aktion wird eine Kopie Ihres Dokuments erstellt, die Sie unabhängig vom Original bearbeiten können.
Diese Methode ist hilfreich, um die Integrität Ihres Originaldokuments zu wahren, während Sie an einer geänderten Version arbeiten oder diese verteilen.
4. Öffnen eines Dokuments als neue Kopie
Wenn Sie an einem Dokument arbeiten und dabei sicherstellen möchten, dass das Original unverändert bleibt, können Sie es als neue Kopie öffnen. Diese Methode ist praktisch, wenn Sie ein Dokument anzeigen oder bearbeiten möchten, ohne die Originaldatei zu beeinträchtigen. So öffnen Sie ein Dokument als neue Kopie:
Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“, die sich normalerweise in der oberen linken Ecke Ihres Word-Fensters befindet. Wählen Sie aus den angezeigten Optionen „Öffnen“ > „Durchsuchen“.
Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Ihr gewünschtes Dokument gespeichert ist. Anstatt die Datei direkt zu öffnen, klicken Sie darauf, um sie auszuwählen.
Suchen Sie bei ausgewähltem Dokument nach einem Symbol mit einem nach unten zeigenden Dreieck direkt neben der Option „Öffnen“, klicken Sie darauf und wählen Sie „Als Kopie öffnen“ oder eine ähnliche Variante.
Das Dokument wird als neue, nicht gespeicherte Kopie geöffnet. Dadurch können Sie Änderungen vornehmen und diese als separate Datei speichern, wobei das Originaldokument erhalten bleibt.
5. Generieren eines neuen Dokuments aus einem vorhandenen
Eine weitere effiziente Möglichkeit, ein Duplikat eines Word-Dokuments zu erstellen, besteht darin, aus einem vorhandenen Dokument ein neues Dokument zu erstellen. Diese Methode ist nützlich, wenn Sie den Inhalt oder das Layout einer vorhandenen Datei als Ausgangspunkt für ein neues Dokument verwenden möchten. So können Sie es machen:
Beachten Sie, dass die Option nur in älteren Word-Versionen wie Microsoft Word 2010 verfügbar ist.
Öffnen Sie die Word-Anwendung auf Ihrem Computer.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ in der oberen linken Ecke Ihres Word-Fensters. Wählen Sie im Menü die Option Neu aus.
Suchen Sie im Menü „Neu“ nach einer Option mit der Bezeichnung „Neu aus Vorhandenem“.
Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie aufgefordert werden, ein vorhandenes Dokument auszuwählen. Navigieren Sie zum Speicherort der Datei, die Sie als Basis für Ihr neues Dokument verwenden möchten, und wählen Sie sie aus.
Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf „Neu erstellen“. Word öffnet ein neues Dokument, das den gesamten Inhalt und die Formatierung der Originaldatei enthält.
Sie können dieses neue Dokument nun nach Bedarf bearbeiten. Denken Sie daran, es unter einem neuen Dateinamen oder an einem anderen Ort zu speichern, um es vom Original getrennt aufzubewahren.
Bonus: So duplizieren Sie eine Google Docs-Datei
Das Duplizieren einer Google Docs-Datei ist ein unkomplizierter Vorgang und ideal, wenn Sie eine Kopie Ihres Dokuments für verschiedene Zwecke benötigen und dabei die Originaldatei unverändert lassen möchten. Hier ist eine Anleitung:
- Navigieren Sie zunächst zu der Google Docs-Datei, die Sie duplizieren möchten. Sie können dies über Ihr Google Drive tun oder indem Sie einen direkten Link zum Dokument öffnen.
- Sobald Ihr Dokument geöffnet ist, suchen Sie nach der Registerkarte „Datei“ in der oberen linken Ecke der Google Docs-Benutzeroberfläche. Klicken Sie darauf, um ein Dropdown-Menü zu öffnen.
- Suchen Sie im Dropdown-Menü die Option „Kopie erstellen“ und wählen Sie sie aus. Dadurch wird eine Kopie des vorhandenen Dokuments erstellt.
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Abschluss
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Microsoft Word mehrere Methoden zum Duplizieren von Dokumenten bietet, die jeweils auf unterschiedliche Anforderungen und Szenarien zugeschnitten sind.
Egal, ob Sie einfach Inhalte in Word kopieren und einfügen, ganze Dateien über Ihr Betriebssystem duplizieren, „Speichern unter“ für eine direkte Kopie verwenden, ein Dokument als neue Kopie öffnen oder ein neues Dokument aus einem vorhandenen erstellen – es gibt eines Option für alle.
FAQs
Kann ich ein Word-Dokument duplizieren, wenn ich nur einen Viewer und nicht die Vollversion von Word habe?
Ja, Sie können die Datei weiterhin mit dem Datei-Explorer Ihres Betriebssystems duplizieren, indem Sie die gesamte Datei kopieren und einfügen, auch wenn Sie das Dokument nicht in Word bearbeiten können.
Werden beim Kopieren eines Word-Dokuments auch dessen Formatierung und Bilder kopiert?
Ja, wenn Sie ein Word-Dokument mit einer der genannten Methoden duplizieren, werden auch alle Formatierungen, Bilder und anderen Elemente im Dokument kopiert.
Wie stelle ich sicher, dass mein dupliziertes Dokument das Original nicht überschreibt?
Speichern Sie das duplizierte Dokument immer unter einem anderen Namen oder an einem anderen Ort. Diese Vorgehensweise ist besonders wichtig, wenn Sie die Methode „Speichern unter“ verwenden.
